Το λογισμικό και οι ηλεκτρονικοί υπολογιστές απαντώνται καθημερινά στη ζωή σας. Είτε πρόκειται για την ψυχαγωγία σας, για το κινητό σας τηλέφωνο ή την εταιρία σας, καθημερινά χρησιμοποιείτε υπολογιστές και λογισμικό. Τι σας προσφέρει όμως το λογισμικό; Ένα άμεσο παράδειγμα είναι το κινητό σας τηλέφωνο. Πριν αποκτήσετε την έξυπνη αυτή συσκευή, καταγράφατε τους γνωστούς σας σε ατζέντες και κάθε φορά που θέλατε να τους τηλεφωνούσατε, ψάχνατε αλφαβητικά τον αριθμό και μετά τον πληκτρολογούσατε. Σήμερα όμως μπορείτε εύκολα να επιλέξετε το γνωστό σας από τον κατάλογο του τηλεφώνου και πατώντας ένα κουμπί να καλέσετε τον αριθμό του άμεσα.
Το λογισμικό του κινητού σας τηλεφώνου σας προσφέρει αυτοματοποίηση της διαδικασίας των τηλεφωνημάτων. Εσείς απλά καταχωρείτε τα νούμερα και μετά, με το πάτημα ενός κουμπιού, το κινητό σας τηλέφωνο «πληκτρολογεί» το νούμερο για εσάς. Στην εταιρία σας έχετε αντίστοιχες εφαρμογές για να κάνετε τη ζωή σας εύκολη;
Πολλές εταιρίες έχουν επιλέξει να χρησιμοποιούν τους ηλεκτρονικούς υπολογιστές με όποια προγράμματα τυχαίνει να βρίσκονται εγκατεστημένα επάνω τους, είτε όταν τα αγοράζουν είτε διότι κάποιος χρήστης το εγκατέστησε. Δυστυχώς όμως η πραγματική δύναμη των υπολογιστών βρίσκεται ακόμη κρυμμένη και καθόλου φανερή για τις εταιρίες που έχουν προσπαθήσει να αυτοματοποιήσουν εν μέρει ή καθολικά τις διαδικασίες τους. Τι προσφέρει όμως η αυτοματοποίηση των διαδικασιών της εταιρίας σας;

1. Αύξηση της παραγωγικότητας. Όταν οι επαγγελματίες έχουν τα κατάλληλα εργαλεία, τότε ο χρόνος της παραγωγής του έργου τους μειώνεται. Αυτό σημαίνει ότι είτε κατασκευάζετε κάποιο προϊόν, είτε παρέχετε μία υπηρεσία, ακόμη και αν χρειάζεστε μεγαλύτερη παραγτωγή από τις πωλήσεις σας, μπορείτε να το πετύχετε.
2. Μείωση του κόστους. Τα κοστολόγια των εργασιών σας αφενός εξαρτώνται από την παραγωγικότητα των επαγγελματιών που προσλαμβάνετε. Όσο υψηλότερη η παραγωγή των προϊόντων σας, δηλαδή όσο πιο γρήγορα παράγεται ένα προϊόν σας, τόσο μικρότερο είναι το κόστος του, εφόσον σε οποιοδήποτε χρόνο μπορείτε να κατασκευάσετε περισσότερα. Ένας άλλος λόγος για τη μείωση του κόστους παραγωγής είναι ο έλεγχος των εξόδων. Όσο καλύτερος ο έλεγχος και οι πληροφορίες που λαμβάνετε, τόσο πιο γρήγορα και σωστά μπορείτε να παίρνετε τις αποφάσεις σας και να ελέγχετε το συνολικό κόστος όλων των τμημάτων.

Πώς όμως προχωράμε στην αυτοματοποίηση των διαδικασιών σας; Υπάρχουν γενικά δύο επιλογές για να εκπονήσετε ένα έργο αυτοματοποίησης των διαδικασιών σας.

1. Ξεκινάτε με τη στρατηγική αποτύπωση των διαδικασιών της εταιρίας, προχωρώντας σε κάθε βήμα στην ανάλυση των στρατηγικών διαδικασιών έως ότου εκκινήσετε την αυτοματοποίηση κάποιας ή κάποιων διαδικασιών. Με αυτό τον τρόπο, μπορείτε να πετύχετε καλύτερη συνεργασία μεταξύ των διαδικασιών και υψηλότερες πιθανότητες να καλύψετε τους στρατηγικούς σας στόχους. Δυστυχώς, αυτή η μέθοδος χρειάζεται αρκετό χρόνο για να υλοποιηθεί και εμπεριέχει το ρίσκο η εταιρία σας να έχει αλλάξει ριζικά μέχρι να ολοκληρωθεί η κατάλληλη μελέτη.
2. Μπορείτε επίσης να αναγνωρίσετε τα σημεία συμφόρησης στις διαδικασίες σας και να ρίξετε το βάρος σας άμεσα σε αυτές. Με αυτή τη λύση, μπορείτε να έχετε άμεσα αποτελέσματα, δυστυχώς όμως και αυτή έχει αρνητικούς παράγοντες. Ενδεικτικά αναφέρουμε ότι στις περισσότερες περιπτώσεις, τα σημεία συμφόρησης των διαδικασιών σας εμφανίζονται στο κατώτερο επίπεδο των διαδικασιών. Επειδή η σωστή και εύρυθμη λειτουργία απαιτεί τη συνεργασία διαφόρων τμημάτων, ενδέχεται όσο προχωράτε να αντιμετωπίσετε προβλήματα στην εγκαθίδρυση και χρήση των αυτοματοποιημένων συστημάτων. Επίσης, στα κατώτερα επίπεδα διαδικασιών είναι δύσκολο να αναγνωριστούν οι στρατηγικοί στόχοι της εταιρίας, δημιουργώντας το ρίσκο όταν πλέον ελέγξετε τη διαδικασία, αυτή να εμφανίζει αποκλίσεις από τις στρατηγικές σας επιλογές.

Στη Watergate έχοντας μελετήσει σε βάθος αυτές τις δύο επιλογές, μπορούμε να προτείνουμε την κατάλληλη μείξη εργασιών, η οποία μειώνει τις πιθανές προκλήσεις των παραπάνω μεθόδων και μεγιστοποιεί τα οφέλη τους.